ลักษณะการจัดการสารสนเทศที่ดี คือ สารสนเทศต้องถูกต้องเม่นยำ เมื่อพิจารณาสารสนเทศแล้วต้องเข้าใจง่ายมีวิธีการรวบรวมข้อมูลที่น่าเชื่อถือ จะต้องมีการจัดการเตรียมฐานข้อมูลและบริหารข้อมูล โดยจัดแบ่งแยก ปรับปรุงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องหน้าที่หลักของผู้บริหารฐานข้อมูล จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูล
- ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม โดยกระจายอยู่ในหลาย ๆ แฟ้ม มักจะพบปัญหาของการปรับแก้ไขข้อมูล มิฉะนั้นจะพบกับปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยากข้อมูลจึงควรได้รับการออกแบบและเก็บอยู่ในฐานข้อมูลที่ใดที่เดียว
- กำหนดมาตรฐานของข้อมูล การสร้างฐานข้อมูลจะต้องให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นมาตราฐาน กำหนดรหัสที่เป็นมาตราฐาน กำหนด keyword หรือค่าที่ใช้แทนข้อมูลอย่างเดียวกันเพื่อให้ได้ความหมายต่อการใช้งานที่ดี
- มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลจำเป็นต้องจัดแบ่งระดับความสำคัญของข้อมูลเพื่อกำหนดผู้ใช้ มีการควบคุมข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บนั้นอาจมีความสำคัญ ดังนั้นการแก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์นั้นอาจทำให้ข้อมูลเสียหายได้
- มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม จะต้องเป็นระบบที่ข้อมูล และฐานข้อมูลมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ทำให้สามารถใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใด ๆ จัดการฐานข้อมูลได้ ทำให้ข้อมูลใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกรูปแบบ
- รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง เมื่อก่อนมีการเก็บข้อมูลแยกเป็นแฟ้มกระจัดกระจาย แต่ในปัจจุบันสามารถรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเป็นฐานข้อมูลกลางด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ทำให้ระบบการทำงานใช้ข้อมูลร่วมกันได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น